Wofür die Freistellungsbescheinigung gebraucht wird
Bei Bauleistungen ist der Leistungsempfänger nach § 48 EStG grundsätzlich verpflichtet, 15 Prozent der Gegenleistung einzubehalten und an das Finanzamt des leistenden Unternehmens abzuführen, die sogenannte Bauabzugsteuer. Legt der Nachunternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vor, entfällt dieser Einbehalt.
Für Generalunternehmer ist die Bescheinigung damit in erster Linie ein steuerliches Thema, nicht ein direkter Baustein der Bürgenhaftung nach § 28e SGB IV. Beide Themen betreffen unterschiedliche Haftungsfragen, werden in der Praxis aber oft gemeinsam verwaltet, weil sie an denselben Nachunternehmer anknüpfen.
Gültigkeit und Erneuerung
Die Bescheinigung wird befristet ausgestellt, in der Praxis meist mit einer Laufzeit von bis zu drei Jahren, und gilt ab dem Tag der Ausstellung. Es empfiehlt sich, rund sechs Monate vor dem Ablaufdatum einen Antrag auf eine neue Bescheinigung beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen, damit keine Lücke entsteht.
Prüfpflicht: Dienstsiegel, Sicherheitsnummer, EIBE-Portal
Der Vertrauensschutz für den Leistungsempfänger entfällt, wenn er die Bescheinigung nicht sorgfältig prüft. Dazu gehört die Kontrolle, ob die vorgelegte Bescheinigung mit einem Dienstsiegel versehen ist und eine Sicherheitsnummer trägt. Zusätzlich lässt sich jede Bescheinigung kostenlos im EIBE-Portal beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) online auf ihre Gültigkeit überprüfen.
Nicht zu verwechseln mit der steuerlichen Unbedenklichkeitsbescheinigung
Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG betrifft ausschließlich die Bauabzugsteuer. Sie ist ein anderes Dokument als die allgemeine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung (Bescheinigung in Steuersachen), die vom Finanzamt zur allgemeinen steuerlichen Zuverlässigkeit eines Betriebs ausgestellt wird und in anderen Zusammenhängen, etwa bei öffentlichen Ausschreibungen, verlangt werden kann. Beide Bescheinigungen können nebeneinander relevant sein, ersetzen sich aber nicht gegenseitig.
Ein Baustein unter mehreren
Für die Bürgenhaftung nach § 28e SGB IV spielt die Freistellungsbescheinigung keine unmittelbare Rolle, dafür zählen in erster Linie die Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse, BG BAU und SOKA-BAU. Steuerlich ist sie aber ebenso wichtig, weil ohne sie ein Steuerabzug droht, der die Liquidität des Nachunternehmers und die Abrechnung zwischen den Vertragsparteien belastet. In der Praxis lohnt es sich deshalb, die Freistellungsbescheinigung neben den übrigen Nachweisen mitzuführen, statt sie getrennt zu verwalten, sie betrifft denselben Nachunternehmer, nur eine andere Rechtsfrage.
Da Sie die Bescheinigung bei jedem Rechnungseingang neu prüfen sollten, lohnt sich ein knapper Blick auf das Ausstellungsdatum und die Sicherheitsnummer bei jeder einzelnen Zahlung, nicht nur einmal zu Vertragsbeginn. Wird die Bescheinigung zwischenzeitlich widerrufen oder läuft sie ab, ohne dass Sie es bemerken, entfällt der Vertrauensschutz rückwirkend für die betroffenen Zahlungen.
Was, wenn keine Freistellungsbescheinigung vorliegt?
Legt der Nachunternehmer keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, sind Sie als Leistungsempfänger grundsätzlich verpflichtet, den Steuerabzug vorzunehmen und den einbehaltenen Betrag an das für den Nachunternehmer zuständige Finanzamt abzuführen, unabhängig davon, ob dieser die Bauabzugsteuer für nötig hält oder nicht. Für den Nachunternehmer bedeutet ein fehlender Nachweis damit einen unmittelbaren Liquiditätsnachteil, weshalb die rechtzeitige Vorlage in seinem eigenen Interesse liegt.