Warum die beiden ständig verwechselt werden
Beide Schreiben kommen vom Finanzamt und lesen sich für den Empfänger wie derselbe Satz: Mit dieser Firma ist steuerlich alles in Ordnung. Der frühere Name der Bescheinigung in Steuersachen, steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung, macht die Sache nicht besser. Der Nachunternehmer schickt das Dokument, das er gerade zur Hand hat, das Büro legt es unter „Finanzamt“ ab und hakt das Thema ab.
Auffallen kann das erst bei der Zahlung. Sie überweisen eine Abschlagsrechnung über 60.000 Euro in voller Höhe, weil ein Finanzamt-Schreiben im Ordner liegt. Regelt dieses Schreiben aber die Zahlungsmoral und nicht die Bauabzugsteuer, fehlen dem Finanzamt 9.000 Euro, die Sie hätten einbehalten müssen. Holen kann es sich die Summe bei Ihnen.
Der Unterschied auf einen Blick
Am kürzesten lässt sich der Unterschied so fassen: Die Freistellungsbescheinigung regelt, wie viel Sie überweisen dürfen. Die Bescheinigung in Steuersachen beschreibt, wie der Betrieb bisher gezahlt hat.
| Merkmal | Freistellungsbescheinigung § 48b EStG | Bescheinigung in Steuersachen |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 48b EStG | Keine eigene Anspruchsnorm, Auskunft des Finanzamts |
| Aussage | Der Leistungsempfänger darf ohne Steuerabzug zahlen | Steuerrückstände, Zahlungsverhalten und Erklärungspflichten zu einem Stichtag |
| Wer sie sehen will | Der Auftraggeber bei jeder Bauleistung | Öffentliche Auftraggeber, PQ-Stellen, Behörden, teils Banken |
| Gültigkeit | Befristet, in der Praxis bis zu drei Jahre | Keine Befristung, reine Momentaufnahme |
| Nachprüfbar | Ja, über Sicherheitsnummer im EIBE-Portal des BZSt | Nein, kein Online-Abgleich vorgesehen |
| Wenn sie fehlt | 15 Prozent der Rechnungssumme einbehalten und abführen | Keine unmittelbare Folge für den Auftraggeber |
| Rechtsnatur | Verwaltungsakt, Widerruf möglich | Kein Verwaltungsakt, kein Einspruch möglich |
Nur bei der Freistellungsbescheinigung geht es um Ihr eigenes Geld
Bei Bauleistungen müssen Sie nach § 48 EStG grundsätzlich 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und an das Finanzamt des Nachunternehmers abführen. Legt Ihnen der Nachunternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, entfällt dieser Einbehalt. Tut er das nicht und Sie zahlen trotzdem voll aus, greift § 48a Abs. 3 EStG: Sie haften für den Betrag, den Sie nicht einbehalten haben.
Der Vertrauensschutz aus der Bescheinigung setzt voraus, dass Sie hinsehen. Dazu gehören Dienstsiegel und Sicherheitsnummer auf dem Papier sowie der kostenlose Abgleich im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern. Und zwar nicht einmalig bei Vertragsschluss: Das Finanzamt kann eine Bescheinigung widerrufen, deshalb zählt der Stand am Tag der Zahlung.
Wofür die Bescheinigung in Steuersachen tatsächlich gebraucht wird
Sie taucht überall dort auf, wo jemand die Zuverlässigkeit eines Betriebs einschätzen möchte, ohne selbst zu ermitteln:
- Öffentliche Auftraggeber verlangen sie im Rahmen der Eignungsprüfung.
- Die Präqualifikation nach VOB (PQ-VOB) führt sie unter den Unterlagen für die Eintragung ins Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen.
- Behörden fordern sie in Erlaubnis- und Gewerbeverfahren an, etwa im Güterkraftverkehr oder bei der Gaststättenerlaubnis.
- Banken und größere Auftraggeber bitten gelegentlich darum, bevor sie in Vorleistung gehen.
Was in ihr steht und was ausdrücklich nicht
Der Inhalt bleibt wertungsfrei. Das Finanzamt listet Fakten auf: offene Steuerrückstände, das bisherige Zahlungsverhalten, die Erfüllung der Erklärungspflichten. Eine Note, eine Empfehlung oder eine Prognose für die kommenden Monate finden Sie darin nicht. Weil die Bescheinigung kein Verwaltungsakt ist, kann der Betrieb gegen ihren Inhalt auch keinen Einspruch einlegen.
Ein Ablaufdatum trägt sie ebenfalls nicht. Wie alt sie sein darf, entscheidet allein die Stelle, die sie entgegennimmt. Wenn Sie eine solche Bescheinigung von einem Nachunternehmer anfordern, nennen Sie deshalb selbst ein Höchstalter, sonst landet in Ihrem Postfach ein Ausdruck von vor zwei Jahren, der über die heutige Lage nichts aussagt.
Und dann gibt es noch die dritte Sorte
Die häufigste Lücke entsteht eine Ebene weiter. Weder die Freistellungsbescheinigung noch die Bescheinigung in Steuersachen sagt irgendetwas über Sozialversicherungsbeiträge aus. Für die Bürgenhaftung nach § 28e SGB IV zählen ausschließlich die Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse, BG BAU und SOKA-BAU oder eine gültige Präqualifikation.
Ein Betrieb kann seine Steuern pünktlich zahlen und trotzdem Beiträge schulden. Wer eine Bescheinigung in Steuersachen als Beleg für die Bürgenhaftung ablegt, hat also genau die Unterlage im Ordner, die im Ernstfall nichts trägt, und merkt es an dem Tag, an dem die Einzugsstelle sich meldet.
Was das für Ihre Ablage bedeutet
Führen Sie beide Papiere getrennt, mit unterschiedlichen Feldern, statt sie unter einem Sammelbegriff abzulegen:
- Freistellungsbescheinigung: Ablaufdatum und Sicherheitsnummer erfassen, Wiedervorlage einige Monate vor Fristende setzen, vor größeren Zahlungen im EIBE-Portal abgleichen.
- Bescheinigung in Steuersachen: Ausstellungsdatum erfassen. Ein Ablaufdatum gibt es nicht, also setzen Sie ein eigenes Höchstalter fest, ab dem Sie eine neue anfordern.
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse, BG BAU und SOKA-BAU als eigene Reihe führen, üblicherweise mit Erneuerung alle drei Monate.