Warum das Onboarding-Gespräch der richtige Zeitpunkt ist
Als Generalunternehmer haften Sie nach § 28e SGB IV wie ein selbstschuldnerischer Bürge für die Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Nachunternehmer, sobald das Nettoauftragsvolumen 275.000 Euro übersteigt. Diese Haftung entfällt, solange Sie lückenlos belegen können, dass eine gültige Präqualifikation oder die passenden Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorlagen.
Der günstigste Moment, die dafür nötigen Nachweise einzuholen, ist vor dem ersten Arbeitstag auf der Baustelle. Ist die Zusammenarbeit erst angelaufen, sinkt in der Praxis spürbar die Bereitschaft, noch Unterlagen nachzureichen — der Nachunternehmer hat dann bereits Rechnungen gestellt und fühlt sich im Recht. Ein fester Onboarding-Schritt vor Vertragsbeginn macht die Nachweis-Einholung zum Standardvorgang statt zur nachträglichen Bitte.
Die 7 Nachweise vor dem ersten Einsatz
Diese sieben Nachweise deckt der übliche Kern-Bedarf eines Nachunternehmers mit eigenem Personal ab. Die drei Unbedenklichkeitsbescheinigungen lassen sich alternativ auch durch eine gültige Präqualifikation (PQ-VOB) abdecken.
| Nachweis | Belegt | Übliches Intervall |
|---|---|---|
| Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse | Keine rückständigen Sozialversicherungsbeiträge | Alle 3 Monate |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung BG BAU | Keine rückständigen Berufsgenossenschaftsbeiträge | Alle 3 Monate |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung SOKA-BAU | Keine rückständigen Sozialkassenbeiträge | Alle 3 Monate |
| Freistellungsbescheinigung § 48b EStG | Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen | Bis zu 3 Jahre, bei jedem Rechnungseingang neu zu prüfen |
| Betriebshaftpflichtversicherung | Bestehender Versicherungsschutz | Meist 12 Monate |
| Gewerbeanmeldung (GewA 1) | Ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung | Einmalig |
| Handelsregisterauszug | Rechtsform und Vertretungsberechtigung | Einmalig, bei Änderungen erneut prüfen |
Sonderfälle, die die Liste verändern
Nicht jeder Nachunternehmer passt in dieses Standard-Muster. Vier Konstellationen kommen in der Praxis regelmäßig vor und verlangen einen zusätzlichen oder anderen Nachweis:
- Solo-Selbstständiger ohne eigenes Personal: Die drei Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind gegenstandslos, weil es keine Beschäftigten gibt. Stattdessen wird ein Statusfeststellungsbescheid der DRV Bund – Clearingstelle relevant (§ 7a SGB IV), oft ergänzt um eine Bestätigung zur Tätigkeit für mehrere Auftraggeber.
- Entsandte oder ausländische Mitarbeiter: zusätzlich eine A1-Bescheinigung nach VO (EG) Nr. 883/2004 je entsandtem Mitarbeiter.
- Arbeitnehmerüberlassung statt Werkvertrag: zusätzlich eine Erlaubnis nach § 1 AÜG, bei Überlassung zwischen zwei Baubetrieben ergänzt um die Bescheinigung der Baubetriebseigenschaft nach § 1b AÜG.
- Zulassungspflichtiges Handwerk (Anlage A HwO): zusätzlich die Handwerkskarte als Nachweis der Eintragung in die Handwerksrolle.
Ablauf: von der Anfrage bis zur abgelegten Unterlage
Ein praktikabler Ablauf braucht keine eigene Software, lässt sich aber leichter durchhalten, wenn er aus festen Schritten besteht statt aus Ad-hoc-E-Mails:
- Vor der Auftragsbestätigung die passende Nachweisliste anhand der Sonderfälle oben zusammenstellen — mit oder ohne eigenes Personal, mit oder ohne Entsendung.
- Die Liste dem Nachunternehmer zusammen mit der Auftragsbestätigung zusenden, mit klarer Frist vor dem ersten Einsatztag.
- Eingehende Dokumente mit Datum und, soweit vorhanden, Ablaufdatum ablegen — eine lose E-Mail im Postfach zählt im Streitfall wenig.
- Fehlende oder erst teilweise vorliegende Nachweise offen vermerken, statt den ersten Einsatz auf Zuruf zu genehmigen.
- Ein Wiedervorlage-Datum je Nachweis mit bekanntem Erneuerungsintervall notieren, damit die Drei-Monats-Bescheinigungen nicht stillschweigend ablaufen.
Nach dem Onboarding: die Liste bleibt in Bewegung
Die einmalige Prüfung beim ersten Einsatz ist nur der Anfang. Die drei Unbedenklichkeitsbescheinigungen laufen alle drei Monate ab, die Betriebshaftpflicht meist jährlich, und selbst die Freistellungsbescheinigung mit ihrer bis zu dreijährigen Gültigkeit sollte bei jedem Rechnungseingang neu geprüft werden. Eine Checkliste beim Onboarding beantwortet deshalb nur die halbe Frage — die andere Hälfte ist, wer in drei Monaten daran denkt, dass eine Frist ausläuft, wenn der Ordner mit den Unterlagen längst wieder im Schrank liegt.